Ein Muss: Das Büro-Handbuch

Ein Office- oder Büro-Handbuch (im Folgenden nur noch Handbuch genannt) ist eine Informationssammlung oder eine Art Wissensdatenbank, die Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben im Büro enthält und personelle Ausfülle überbrücken hilft.

Ein gut geführtes Handbuch (kann auch ein kleiner Ordner sein oder in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden) ist ein übliches und unverzichtbares Hilfsmittel bei Ihrer Arbeit. Es versetzt andere Personen in die Lage, Ihre Arbeit machen zu können, falls Sie mal krankheitsbedingt ausfallen, im Urlaub sind, eine/n neue/n Kollegen/Kollegin ins Spiel kommt oder Sie einfach kurzzeitig Unterstützung aus einer anderen Abteilung bei Termindruck bekommen oder Sie in die Lage, für eine Kollegin oder einen Kollegen einzuspringen.

Sie wollen ein Handbuch erstellen? Dann werden je nach Firmengröße in einem Brainstorming Ideen für den Inhalt gesammelt. Das kann in einem Meeting mit allen verantwortlichen Mitarbeitern stattfinden. Danach erfolgt eine grobe Gliederung, am besten in Form eines Inhaltsverzeichnisses.

Ist der erforderliche bzw. gewünschte Inhalt definiert, wird entschieden,

  • wer die Verantwortung für das Erstellen des Handbuches übernimmt,
  • wer für welchen Inhalt zuständig ist,
  • wer die Aufbereitung der Informationen übernimmt, inkl. (Zwischen-)Termine für die Lieferung der Informationen
  • und wer für die Pflege verantwortlich ist.

Sobald der Entwurf des Handbuches vorliegt, werfen die Vorgesetzten und/oder Verantwortlichen nochmals einen Blick darauf, um eventuelle Änderungswünsche zu kommunizieren. Dann geht es an die Fertigstellung.

Idealerweise hat das Handbuch ein Inhaltsverzeichnis und die verschiedenen Themen sind in alphabetischer Reihenfolge angeordnet und mit Überschriften versehen, was das Auffinden eines bestimmten Themas bzw. einer bestimmten Aufgabe vereinfacht und Zeit sowie Nachfragen (er-)spart. Falls Sie selber keines erstellen möchten, finden Sie im Internet zahlreiche Ratgeber, Handbücher, Vorlagen und Programme dafür.

Nach einer kurzen, übersichtlichen Sicherheitseinweisung und der Information z.B. über Fluchtwege, wo sich die Feuerlöscher befinden, an wen man sich bei erster Hilfe wenden kann, etc. beinhaltet das Handbuch vor allem die Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.

Das fängt bei direkten Arbeitsanweisungen und -schritten an, die Sie regelmäßig oder unregelmäßig ausführen. Diese sollten so einfach und ausführlich wie möglich beschrieben und bestenfalls mit Bildern/Fotos der einzelnen Arbeitsschritte versehen werden, sodass neue Kollegen/Kolleginnen mithilfe des Handbuchs die verschiedenen Aufgaben Schritt für Schritt selbständig nachvollziehen und erledigen können.

Denken Sie bitte auch an die kleinen Routinen, die für Sie selbstverständlich sind; fehlen sie die in einer Beschreibung, können Aufgaben nicht umfassend nachvollzogen, ausgeführt und abgeschlossen werden. Das führt eventuell zu Unsicherheiten und kann Nachfragen oder fehlerhaftes Arbeiten nach sich ziehen.

Beschreiben Sie auch die verschiedenen Programme und Vorlagen, die Sie bedienen und verwenden und den Weg, wo und wie diese zu finden sind, selbst. Beschreiben Sie auch, wie man Kontakte findet und in Ihrem Adressbuch einpflegt o. ä. Geben Sie möglichst die einzelnen Bedienschritte mit Screenshots an, sodass auch ein Anfänger oder Fachfremde die Beschreibung verstehen und vor allem nachvollziehen können. Formulieren Sie einfach, klar, mit wenig Worten und setzen Sie so wenig (Fach-)Wissen wie möglich voraus.

In das Handbuch gehören auch wichtige Kontakte innerhalb und außerhalb der Firma, wie z.B.: TeamViewer, Helpdesk, IT-Abteilung, Blumenhändler, Lieferservice für Essen, Fuhrparkleitung, Hausmeister, Reisebüro usw. In größeren Firmen finden sich diese Informationen in der Regel im Intranet, darauf können Sie dann ebenfalls verweisen.

Informationen zu Ihrem Chef oder Ihrer Chefin, die wichtig für die Zusammenarbeit sind, sollten auf jeden Fall auch im Handbuch stehen. Z.B. wie er oder sie seinen oder ihren Kaffee trinkt, Geburtstag, Ehe-/Lebenspartner, Kinder. Aber Achtung: Bewertungen jeglicher Art sind tabu. Informationen, wie: „Morgens ist er oder sie immer schlecht gelaunt“ haben in einem Handbuch nichts zu suchen, da es nicht vertraulich und jedem zugänglich ist.

Auch Passwörter gehören hier nicht hinein. Besser ist ein Verweis darauf, wo diese zu finden sind oder bei welcher Vertrauens-Person diese angefragt oder eingesehen werden können.

Sehr wichtig ist auch, dass ein einmal angelegtes Office-Handbuch in regelmäßigen Abständen gepflegt, überarbeitet und auf den jeweils aktuellen Stand gebracht wird. Updates, neue Programme oder neue Arbeitsanweisungen müssen überprüft, ergänzt, ersetzt oder neu aufgenommen werden.

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