(nachfolgend E-Rechnung genannt)

Muss ich als Unternehmer auch E-Rechnungen schreiben?

Grundsätzlich erst einmal noch nicht. Ab Januar 2025 gilt zwar die grundsätzliche Verpflich-
tung inländischer Unternehmer, untereinander E-Rechnungen auszustellen und zu versenden, jedoch hat der Gesetzgeber bis 2027 Übergangsregelungen eingeräumt.

Die Übergangsregelungen beinhalten, dass jedes Unternehmen ab Januar 2025 E-Rechnun-
gen ausstellen kann und sollte, bis Ende Dezember 2026 aber weiterhin Papier-Rechnungen erstellt und versandt werden dürfen.

Unsererseits wird die Einführung der E-Rechnung empfohlen, denn erstens ist es eine gute
Übung und man kennt sich aus, wenn es keinen Weg mehr daran vorbei gibt. Zweitens muss
der Rechnungsempfänger zustimmen, wenn noch Rechnungen im alten Format elektronisch versandt werden dürfen, was einen recht hohen bürokratischen Aufwand oder zumindest vermehrte Portokosten nach sich ziehen, weil sie bei Verweigerung der Zustimmung per Post geschickt werden müssen.

ACHTUNG: Der elektronische Versand (z.B. per E-Mail als PDF) bedarf der Einwilligung des Empfängers! Hier muss also eine schriftliche Genehmigung eingeholt werden.

Wann muss ich keine E-Rechnung schreiben?

Drei Beispiele:

Bei Kleinbeträgen bis 250,00 € brutto gemäß § 33 UStDV
Als Kleinunternehmer, wenn ich meine Leistungen nach § 34a UStDV erbringe
Bei Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer agieren,
z.B. staatliche Einrichtungen oder nicht unternehmerisch tätige Vereine

Was genau ist eine E- oder ZUGFeRD1-Rechnung?

Die E-Rechnung lässt sich optisch erst einmal von einer ganz normalen Papier- oder PDF-
Rechnung nicht unterscheiden. Sie sieht also genauso aus, enthält jedoch, neben den normal von uns lesbaren Rechnungsinformationen, einen auf den ersten Blick nicht sicht-baren XML2- oder EDIFACT3-Datensatz.

Dieser enthält alle Informationen der Rechnung noch einmal einen Datensatz in einem bestimmten standardisierten Format, der auch von Maschinen lesbar ist und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Der Aufbau muss die gleichen gesetzlichen Pflichtangaben haben wie eine herkömmliche
Rechnung. Damit eine (E-)Rechnung umsatzsteuerlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss
sie die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) enthalten.

Falls kein Buchhaltungsprogramm, wie z.B. DATEV oder LEXWARE verwendet wird, das diese Tools enthält, können spezielle Programme erworben oder auf kostenfreie Anbieter von Rechnungssoftware zurückgegriffen werden. Man kann seine E-Rechnungen auch online erstellen.

Hier ein Beispiel für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung:

https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen

Woran erkenne ich eine E-Rechnung?

Es gibt verschiedene Programme, die E-Rechnungen auslesen und prüfen.
Ein (bisher) kostenfreies Programm findet man z.B. online, unter:

https://www.papierkram.de/e-rechnung/e-rechnung-viewer-kostenlos

Soll und kann ich E-Rechnungen noch ausdrucken?

Die ZUGFeRD-Rechnung kann zwar ausgedruckt werden, stellt aber in ausgedruckter Form
kein rechtsgültiges Dokument mehr dar. Ein Ausdruck macht daher keinen Sinn, da dieser
nicht mehr die Anforderungen an eine revisionssichere Speicherung (siehe unten) bzw. eine elektronische Rechnung im Sinne der Gesetzgebung erfüllt, weil die maschinenlesbaren XML-Daten nur in der digitalen Datei enthalten sind.

Wie und wie lange muss ich E-Rechnungen archivieren und aufheben?

E-Rechnungen müssen (wie die alten Rechnungen auch) 10 Jahre aufgehoben werden, al-
lerdings nach sehr viel strengeren Vorschriften und mit höheren Auflagen.

ACHTUNG: Gesetzlich ist für Unternehmen bei E-Rechnungen eine revisionssichere4 Archi-
vierung vorgeschrieben. D.h., die E-Rechnungen müssen mit Hilfe spezieller Archivierungslö-
sungen5 gespeichert werden, die u.a. folgenden (jeweils gültigen) gesetzlichen Anforderungen

entsprechen müssen, die unbedingt zu erfüllt sind:

Automatische, fortlaufende Protokollierung von eventuellen Änderungen
Schutz vor Beschädigung, Manipulation oder unbeabsichtigtem Löschen
Regelmäßige Backups
Schutz vor Hardwareausfällen sowie Verlust und Zerstörung

ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
XML ist die Abkürzung für Extensible Markup Language. Sie ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchischer strukturierter Daten im Format einer Textdatei, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. https://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language
EDIFACT ist ein internationaler Standard für elektronischen Datenaustausch
Während der gesamten, 10-jährigen Aufbewahrungsfrist müssen die E-Rechnungen unverändert, vollständig, jederzeit lesbar und vor Verlust und Zerstörung geschützt werden.
Hier gibt es verschiedene Lösungen von Buchhaltungs- oder anderen Softwareanbietern, die revisionssichere Archivierungen anbieten oder dafür genutzt werden können und/oder diverse Cloud-Lösungen.

Alle Angaben ohne Gewähr für ihre Richtigkeit und Aktualität!

BüroService Direkt, Stand 01.01.2025